Izbrano podjetje za upravljanje stavb je dolžno etažnim lastnikom vsaj enkrat letno poročati o svojem delu. Upravnik lahko polletna ali letna poročila predloži v fizični dokumentaciji, ki jo preda na zboru etažnih lastnikov, lahko pa poročilo pošlje tudi po elektronski pošti. V vsakem primeru mora poročilo vsebovati natančne podatke o poteku vzdrževalnih del in fazah izvedbe, o oceni predvidenih stroškov za prihodnje polletje in oceno o že porabljenih sredstvih iz rezervnega sklada. Etažni lastniki morajo biti v danem trenutku seznanjeni s točnimi podatki o tem, koliko sredstev so porabili in koliko finančnih sredstev morajo še plačati. Podjetje za upravljanje stavb mora vsakemu etažnemu lastniku omogočiti vpogled v pogodbe, ki so se sklenile z zunanjimi izvajalci, kateri opravljajo vzdrževalna dela, storitve čiščenja in druga dela, ki so potrebna za nemoteno obratovanje večstanovanjskega objekta.
Upravnik skliče zbor etažnih lastnikov
Podjetje za upravljanje stavb mora vsaj enkrat letno sklicati zbor etažnih lastnikov. Vabilo na zbor etažnih lastnikov upravnik običajno objavi na oglasni deski v pritličju večstanovanjskega objekta ali pa razpošlje pisna vabila v poštne nabiralnike.
Nekateri upravniki pa se v dogovoru z etažnimi lastniki poslužujejo uporabe elektronske pošte, kjer se predhodno ali naknadno z etažnimi lastniki dogovarjajo o določenih vprašanjih in delih, ki se izvajajo na objektu. Preko elektronske pošte večkrat razpošiljajo tudi prejete ponudbe zunanjih izvajalcev in ostale podatke, ki so potrebni pri soodločanju.
Soglasje na zboru etažnih lastnikov
Sicer pa je pomembno, da se zbora etažnih lastnikov udeleži čim več ljudi, saj zbor lahko veljavno odloča le, če je na njem prisotna večina etažnih lastnikov. Brez večine etažnih lastnikov se sklepi ne morejo sprejeti, zato je potrebno počakati na soglasja vseh oziroma večine etažnih lastnikov.
Pri nekaterih sklepih je dovolj le tretjina privolitev, spet pri drugih pa za uveljavljanje sklepa potrebujejo skorajda osemdeset odstotno soglasje. Pri tem ima podjetje za upravljanje stavb nalogo, da etažne lastnike seznani o pravilniku, ki določa, koliko glasov je za neko sklepčno soglasje potrebno pridobiti.